La technologie est en train de changer la pratique juridique. L’American Bar Association (ABA) rapporte que la plupart des avocats s’attendent à travailler à distance au moins à temps partiel à l’avenir. Pourtant, une enquête menée auprès d’avocats a révélé que les deux tiers d’entre eux estiment que leur cabinet d’avocats n’est pas « très bien préparé » aux changements du marché juridique. Microsoft Teams est l’un des meilleurs outils de communication et de collaboration pour le travail à distance.
Chez Rize Technologies, nous fournissons des services informatiques gérés aux cabinets d’avocats. Offrant une gamme complète de services informatiques, notre équipe aide les cabinets d’avocats à mettre en relation les outils et les ressources technologiques dont ils ont besoin pour maximiser leur efficacité opérationnelle. Dans cet article, vous trouverez un aperçu de certaines des fonctionnalités clés de Microsoft Teams et de la façon dont l’outil technologique peut être si utile pour les cabinets d’avocats.
Huit fonctionnalités qui font de Microsoft Teams un outil de premier plan pour les cabinets d’avocats
Microsoft Teams est l’un des outils technologiques les plus populaires. Il a explosé lorsque la pandémie de COVID-19 a conduit de nombreuses personnes à travailler à domicile pendant une période prolongée. Selon les données citées par Geekwire, Microsoft Teams compte désormais plus de 270 millions d’utilisateurs mensuels actifs. Les équipes peuvent être une ressource précieuse pour les cabinets d’avocats. Voici huit fonctionnalités clés qui font de Microsoft Teams un excellent outil pour la pratique juridique :
- Réunions et conférences : L’un des principaux avantages de Microsoft Teams est qu’il facilite l’organisation de réunions et de conférences à distance. Teams permet les réunions en ligne, les visioconférences et le partage d’écran. Il est facile d’organiser des conférences, d’inviter des personnes et de partager des notes/informations avec les participants.
- Appels vocaux et vidéo : Les fonctionnalités d’appels vocaux et vidéo de Microsoft Teams permettent de connecter des personnes directement via l’application de manière fluide et efficace.
- Partage de fichiers : L’un des défis de longue date du travail à distance est le partage de fichiers. Teams permet de résoudre ce problème. Grâce à Teams, les fichiers (même volumineux) peuvent être partagés et modifiés en toute sécurité et en temps réel.
- Canaux: Les cabinets d’avocats peuvent créer des « canaux » au sein de Microsoft Teams pour améliorer l’organisation et la collaboration. Un canal permet aux entreprises de créer des ressources de communication spécialisées pour des projets, des services ou d’autres groupes spécialisés spécifiques. Cela réduit les distractions.
- Calendrier: Le calendrier Microsoft Teams permet aux utilisateurs de suivre et de synchroniser toutes les réunions. Une réunion/conférence peut être automatiquement synchronisée avec d’autres parties pour éviter les conflits, les annulations et d’autres problèmes.
- Tâches: L’outil « tâches » de Microsoft Teams permet aux utilisateurs de créer de nouvelles tâches directement à partir des messages de chat. Cela facilite la mise à jour des tâches et réduit le risque que quelque chose d’important soit manqué.
- Outils de collaboration externes : Avec Microsoft Teams, il est facile de travailler avec des personnes extérieures à votre cabinet d’avocats ou à votre organisation. Les outils de collaboration externes vous permettent d’inviter quelqu’un directement à votre réunion, conférence ou canal.
- Intégrations tierces : Les avocats et les cabinets d’avocats n’ont pas à renoncer à tous leurs outils technologiques lors de la transition vers Microsoft Teams. Teams permet une intégration facile et efficace avec des applications tierces.
Microsoft 365 est-il nécessaire pour utiliser Teams ?
Techniquement non. Il existe une version de base de Microsoft Teams qui peut être utilisée gratuitement, sans obtenir de compte Microsoft 365. Cela étant dit, la version complète de Teams nécessite Microsoft 365.
Pourquoi tous les cabinets d’avocats peuvent bénéficier de Microsoft Teams
Microsoft Teams est un outil technologique précieux qui offre des avantages à tous les types de cabinets d’avocats. Quel que soit le domaine de pratique ou la taille de votre cabinet d’avocats, Teams offre des avantages importants. Voici quelques-uns des principaux avantages que Microsoft Teams offre aux avocats et aux cabinets d’avocats :
- Un seul hub : Il y a tellement d’outils technologiques disponibles que leur gestion peut être déroutante. Microsoft Teams offre un hub unique et centralisé où vous pouvez trouver et accéder à toutes vos informations de base, des calendriers aux fichiers partagés.
- Communication et collaboration : Dans un monde (et un secteur) où le travail à distance est de plus en plus fréquent, Teams facilite une communication et une collaboration efficaces. Cela peut contribuer à rendre la pratique juridique plus efficace.
- Synchronisation automatique : La coordination est essentielle, surtout lorsqu’un projet juridique comporte de nombreux éléments mobiles. Grâce à Microsoft Teams, vous pouvez synchroniser automatiquement les réunions, les calendriers et les échéances pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
- Partage sécurisé de documents et de fichiers : Avec Teams, les avocats et les cabinets d’avocats peuvent partager en toute sécurité des documents et d’autres fichiers. Le partage des fichiers est rapide et transparent.
- Appels et conférences à partir de pratiquement n’importe quel appareil : Vous pouvez travailler via Microsoft Teams à l’aide de pratiquement n’importe quel appareil. Un avocat peut facilement passer de son téléphone, de son ordinateur portable à son ordinateur de bureau.
Microsoft Teams peut-il aider à protéger la sécurité des données ?
Oui. Microsoft Teams est sécurisé. Comme l’a noté Microsoft, l’application Teams applique «
l’authentification à deux facteurs à l’échelle de l’équipe et de l’organisation
» et offre le «
chiffrement des données en transit et au repos ».
C’est l’un des meilleurs outils pour la protection des données sensibles.
Cinq conseils pour les cabinets d’avocats qui utilisent Microsoft Teams
Êtes-vous prêt à utiliser Microsoft Teams pour votre cabinet d’avocats ? Les fournisseurs de services informatiques gérés de Rize Technologies veulent s’assurer que vous pouvez tirer le meilleur parti de la technologie. Voici cinq conseils pour aider les avocats et les cabinets d’avocats à utiliser Microsoft Teams de manière plus efficace et efficiente :
- Utilisez les raccourcis clavier : Teams offre un large éventail de raccourcis clavier. En prenant un peu de temps pour vous familiariser et vous familiariser avec les raccourcis clavier, vous pouvez gagner beaucoup de temps à long terme.
- Transférer les e-mails à l’adresse de la chaîne : Les canaux sont une fonctionnalité clé de Teams. Vous pouvez transférer les e-mails à l’adresse de votre chaîne pour vous assurer qu’ils sont visibles par toutes les personnes impliquées dans un projet.
- Conservez les transcriptions des réunions importantes : Les équipes disposent d’un outil de transcription qui peut être activé pour les réunions/conférences. Vous pouvez conserver (et consulter) les transcriptions des réunions importantes.
- Apprenez les commandes Teams : Il existe des commandes disponibles via Teams qui permettent aux utilisateurs de mieux gérer leur temps et leur expérience. Par exemple, vous pouvez définir votre statut afin de limiter les discussions et de vous concentrer sur votre travail.
- Intégrez les équipes à un logiciel de gestion de cabinet : Votre cabinet d’avocats utilise-t-il un logiciel de gestion de la pratique ? Si c’est le cas, il peut et doit être intégré à Microsoft Teams. Cela permettra de s’assurer que tous les outils fonctionnent ensemble de manière transparente.
Rize Technologies fournit des services informatiques gérés aux cabinets d’avocats
Chez Rize Technologies, nous fournissons des services informatiques gérés fiables et de qualité supérieure aux cabinets d’avocats. En mettant l’accent sur la cybersécurité, notre équipe met les entreprises en contact avec les ressources technologiques dont elles ont besoin pour maximiser leur efficacité. Si vous avez des questions spécifiques sur Microsoft Teams ou d’autres outils informatiques pour les cabinets d’avocats, nous sommes là en tant que ressource. Contactez-nous dès aujourd’hui pour fixer un premier rendez-vous confidentiel.