Microsoft 365 est devenu de plus en plus populaire auprès des cabinets d’avocats au cours des dernières années, et il y a de bonnes raisons à cela. Il n’est plus exclusif aux PC et Windows après que Microsoft 365 (connu sous le nom d’Office 365 à l’époque) soit devenu disponible sur Mac App Store avec une personnalisation pour les utilisateurs de Mac.
Aujourd’hui, Microsoft 365 est une suite logicielle puissante qui fournit aux cabinets d’avocats un ensemble complet d’outils et garantit la conformité aux principaux cadres standard de l’industrie, notamment les réglementations de confidentialité ISO 27001, HIPAA et FERPA . Pour les avocats, cela signifie que leur flux de travail dans les applications Microsoft 365 est conforme aux exigences légales applicables.
La plupart des avocats sont déjà familiers avec les applications Word, Excel et Outlook disponibles avec Microsoft 365. Mais ce n’est pas tout, ce qui fait de Microsoft 365 un ajout important à tout cabinet d’avocats en 2022. Lisez la suite pour découvrir comment Microsoft 365 garantit la sécurité des données du cabinet d’avocats, découvrez ses capacités d’accès aux données à distance et découvrez l’intégration, les plug-ins et d’autres services Microsoft 365 essentiels qui peuvent permettre la transformation numérique de votre cabinet d’avocats.
Importance de la sûreté et de la sécurité des données pour les cabinets d’avocats
En ce qui concerne les écosystèmes numériques des cabinets d’avocats, la sûreté et la sécurité des données ont toujours été une priorité absolue. Les professionnels du droit doivent garantir la sécurité et la confidentialité des données de leurs clients et prévenir la cybercriminalité. À cette fin, de nombreux cabinets d’avocats s’appuient uniquement sur un logiciel de cryptage pour protéger leurs données, mais cette approche n’assure pas la sécurité globale de l’infrastructure informatique.
Une fois que le logiciel malveillant a infecté l’un des ordinateurs du cabinet d’avocats, il peut rapidement se propager à l’ensemble du réseau. Après cela, les pirates peuvent voler des données sensibles ou bloquer les ordinateurs et demander une rançon. Cette cybermenace et bien d’autres ont été efficacement traitées dans la suite Microsoft 365, qui offre aux cabinets d’avocats une protection avancée des données, une productivité accrue et des options de gestion sécurisée des données.
Cybersécurité avec Microsoft 365
Microsoft 365 est une solution basée sur le cloud qui applique le chiffrement, la protection anti-spam et la protection anti-malware aux données de votre cabinet d’avocats. Suite Microsoft 365 permet aux services suivants d’assurer la sécurité de vos données :
- la sécurité de bout en bout,
- cryptage à double clé,
- règles d’authentification multifactorielle,
- bloquer l’accès à partir d’emplacements non sécurisés,
- Restreindre l’accès des comptes dont la sécurité est faible.
En outre, Office 365 vous offre la possibilité d’empêcher des sites spécifiques de charger ou de télécharger des données. Il restreint également le partage inapproprié afin de garantir la confidentialité de vos données.
Microsoft 365 sécurise non seulement vos données, mais protège également votre communication. Grâce à sa fonction de chiffrement des e-mails, vous pouvez chiffrer le contenu de votre e-mail et le rendre lisible uniquement après déchiffrement avec une clé de sécurité.
Accès aux données à distance
La liste des avantages de Microsoft 365 pour les cabinets d’avocats est longue et inclut l’accès aux données à distance. La suite comprend un stockage cloud sécurisé OneDrive, qui permet d’accéder aux données de votre cabinet d’avocats de n’importe où et à tout moment, par exemple, lors d’une consultation avec votre client, à la maison et en déplacement.
L’ancienne pratique consistant à conserver tous les fichiers sur un disque dur et à les partager par e-mail ne fonctionne plus dans un environnement juridique moderne où les modes de travail à distance et hybrides prévalent. Aujourd’hui, les dossiers des cabinets d’avocats devraient être disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour tous les membres de l’équipe sur une plateforme cloud sécurisée.
Le cloud OneDrive offre un accès partagé aux fichiers et aux dossiers, ce qui permet aux avocats de travailler ensemble sur un document en temps réel. Cela permet d’éviter les tracas liés à l’envoi des fichiers par e-mail, de réduire le temps d’attente pendant que les fichiers se trouvent dans la boîte e-mail de quelqu’un et d’assurer une coopération fluide au sein de l’équipe juridique.
Compléments et plug-ins Microsoft 365 et pour les avocats
Microsoft 365 est livré avec plusieurs intégrations et plugins, particulièrement utiles pour les cabinets d’avocats. Certains compléments Microsoft ont été spécialement conçus pour les professionnels du droit. Le logiciel permet aux avocats d’organiser des questions juridiques et de collaborer en toute sécurité sur des documents dans Outlook, Word, Excel et d’autres applications Microsoft 365 en temps réel.
De nombreux professionnels du droit férus de technologie utilisent également de manière intensive les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des dossiers pour associer des courriels, des documents et des coordonnées à une affaire sur laquelle ils travaillent. Pendant ce temps, les compléments Microsoft dans Outlook permettent aux avocats de planifier des e-mails, de partager la disponibilité du calendrier sur n’importe quelle plate-forme et de suivre les messages laissés sans réponse.
Lorsque l’on parle de Microsoft 365, il est impossible de ne pas mentionner SharePoint, un service basé sur le cloud, qui fournit aux avocats un environnement de collaboration transparent. Les avocats considèrent SharePoint comme le centre de leur cabinet d’avocats contenant des documents centraux, qui doivent être accessibles à chaque membre de l’équipe juridique. Par rapport à OneDrive, SharePoint propose des fonctionnalités supplémentaires telles que CMS, la collaboration et les tableaux de bord.
La transformation numérique d’un cabinet d’avocats avec Microsoft 365
L’ère numérique exige une collaboration transparente, un accès à distance, la sûreté et la sécurité des données, ainsi que des mises à jour logicielles régulières. Chaque cabinet d’avocats a besoin d’un environnement de travail qui permet à l’équipe de communiquer efficacement au sein de l’organisation tout en garantissant la confidentialité de son cabinet et de ses clients.
Microsoft 365 fournit aux avocats la capacité de répondre aux besoins actuels et futurs en matière de technologie numérique en fournissant un environnement collaboratif moderne avec un accès à distance, une sécurité et des fonctionnalités avancées de gestion des documents. Il s’agit d’une solution rentable et complète qui constitue un ajout important à l’infrastructure numérique de tout cabinet d’avocats.