La plupart des cabinets d’avocats sont de petits cabinets d’avocats. Selon une étude réalisée en 2021 par Thomson Reuters, les petits cabinets d’avocats sont confrontés à des défis, tels que l’augmentation des charges administratives et la difficulté à acquérir de nouveaux clients, mais ils gardent des perspectives positives pour l’avenir. L’exploitation réussie d’une petite entreprise dans l’économie hyperconcurrentielle d’aujourd’hui nécessite des systèmes et des processus bien développés.
Chez Rize Technologies, nous fournissons des services informatiques gérés pour les cabinets d’avocats, y compris les petits cabinets. Notre équipe de soutien informatique a une compréhension unique des défis liés à la possession et à l’exploitation d’un petit cabinet d’avocats. Dans cet article, vous trouverez un guide sur la gestion d’un petit cabinet d’avocats.
Le point de départ : le développement de systèmes et de processus complets
Qu’est-ce qu’un processus ?
L’une des clés fondamentales de la gestion d’un petit cabinet d’avocats est l’élaboration d’un processus. Pour des raisons évidentes, les petits cabinets d’avocats ont souvent des systèmes et des processus « moins formalisés ». Cela étant dit, c’est une grave erreur pour les petits cabinets d’avocats de ne pas avoir de processus du tout. Un processus peut être considéré de manière générale comme une approche systématique de l’accomplissement des tâches. Un processus doit être quelque chose qui peut être répété encore et encore, avec les ajustements nécessaires, pour que le travail soit fait. Un processus devrait être élaboré et mis en œuvre pour toutes les questions importantes liées à la gestion de l’entreprise, y compris :
- Obtenir de l’information pertinente de la part de clients potentiels par le biais de l’admission ;
- Faire le suivi du temps des avocats associés, des parajuristes et du personnel de soutien juridique ;
- Assigner le travail juridique et faire avancer les choses ;
- Communiquer avec les clients et faire le suivi des dossiers importants ; et
- Facturation des clients et suivi des revenus et des dépenses.
Comment les processus contribuent à la croissance de votre entreprise
Un processus bien conçu aidera votre cabinet d’avocats à se développer. En effet, des processus solides peuvent faire la différence entre un petit cabinet d’avocats désorganisé et apparemment toujours à la traîne et un cabinet d’avocats efficace, rentable et très recherché qui est en mesure d’ajouter de nouveaux avocats. Voici quelques-unes des façons spécifiques dont les systèmes et les processus peuvent aider votre entreprise à se développer :
- Économisez du temps et de l’argent en automatisant les tâches répétitives et/ou en les rendant plus efficaces ;
- Réduisez le risque d’erreurs coûteuses et frustrantes en gardant les choses bien organisées ; et
- Faciliter une communication facile et fluide entre vous, les avocats associés et le personnel juridique.
Comment les petits cabinets d’avocats utilisent-ils la technologie juridique ?
La technologie a changé la façon dont le droit est pratiqué aux États-Unis. Lorsqu’elles sont mises en œuvre et utilisées correctement, les technologies juridiques peuvent rendre votre entreprise beaucoup plus efficace. Cela peut vous faire économiser beaucoup de temps, d’argent et de maux de tête.
Lorsque la technologie juridique n’est pas utilisée correctement, elle peut en fait ralentir les choses, ce qui crée d’énormes maux de tête et beaucoup de frustration pour toutes les personnes impliquées. L’utilisation inefficace et inefficace de la technologie est un problème majeur dans les industries, pour les cabinets d’avocats de toutes tailles. Une récente enquête menée auprès d’avocats a révélé que la moitié d’entre eux n’ont pas l’impression que leur cabinet utilise bien les technologies juridiques.
Pour les petits cabinets d’avocats, la technologie juridique peut être intimidante. On peut avoir l’impression que les dernières technologies juridiques sont trop complexes ou trop coûteuses pour un petit cabinet. La réalité est bien différente. Les petits cabinets peuvent, doivent et doivent développer et mettre en œuvre des technologies juridiques. Voici quatre étapes pour mettre en place une technologie juridique :
- Connaissez vos besoins en matière de technologie juridique : Pour commencer, il est important de dresser un inventaire complet des besoins de votre cabinet d’avocats en matière de technologie juridique. Bien que les petits cabinets d’avocats partagent un certain nombre de similitudes importantes, la réalité est que chaque cabinet a des besoins technologiques différents. Le nombre d’employés que vous avez, les types de clients que vous avez et vos domaines de pratique spécifiques auront tous un impact sur les besoins technologiques de votre cabinet d’avocats.
- Réfléchissez à la façon dont vos systèmes actuels fonctionnent (ou ne fonctionnent pas) : Il est fort probable que votre cabinet dispose déjà d’une certaine forme de technologie juridique. Il est utile d’examiner si le système existant fonctionne bien ou s’il n’est pas à la hauteur. Par exemple, si vous envisagez d’ajouter de nouveaux avocats, vous devriez examiner la capacité de votre cabinet à fonctionner dans un environnement de télétravail. L’American Bar Association (ABA) a récemment rapporté que la majorité des avocats s’attendent à ce que le télétravail soit au moins à temps partiel à l’avenir. La bonne nouvelle, c’est que votre petite entreprise n’a pas à repartir de zéro. Quels que soient les outils technologiques que vous utilisez actuellement, il existe des options de migration et d’intégration pour assurer une transition en douceur pour toute mise à niveau de la technologie juridique.
- Recherchez des solutions technologiques qui augmentent l’efficacité : L’objectif principal de la technologie juridique est de rendre la pratique juridique plus efficace. En tant que propriétaire et exploitant d’un petit cabinet d’avocats, votre technologie devrait vous permettre de faire plus facilement ce que vous faites le mieux : pratiquer le droit. La technologie juridique ne devrait pas être une énorme frustration ou un casse-tête. Recherchez des outils et des solutions technologiques avec lesquels vous êtes à l’aise et qui augmentent réellement l’efficacité. Parmi les exemples courants, citons : les systèmes de suivi du temps, les plateformes de partage de documents, le stockage sécurisé dans le cloud, la planification automatisée et les systèmes de gestion des tâches.
- Ne laissez pas la cybersécurité ou la protection des données s’éteindre : Les petits cabinets d’avocats doivent toujours accorder une attention particulière à la cybersécurité. Les cyberattaques se multiplient. Le Washington Post rapporte que les pertes mondiales liées à la cybercriminalité ont atteint 1 000 milliards de dollars pour la première fois en 2020. On s’attend à ce que le coût de la cybercriminalité augmente d’année en année. Les cabinets d’avocats ont toujours été la cible des cybercriminels nationaux et internationaux. Les petits cabinets d’avocats font face à des menaces supplémentaires, car ils sont souvent présumés particulièrement vulnérables. Travaillez toujours avec des fournisseurs de technologies juridiques et un support informatique qui font de la cybersécurité une priorité absolue.
Recrutement et embauche de cabinets d’avocats
Le recrutement, l’évaluation des talents et l’embauche peuvent être une entreprise chronophage et gourmande en ressources. Dans le cas d’un petit cabinet d’avocats, il est particulièrement important que vous preniez les bonnes décisions en matière de personnel. Que votre cabinet d’avocats remplace un avocat associé ou un professionnel du soutien juridique ou qu’il prenne de l’expansion, vous pouvez rendre le processus d’embauche plus efficace et efficient. Voici quatre considérations à garder à l’esprit :
- Concentrez-vous sur le talent. Avec moins d’associés et de personnel de soutien juridique, la qualité de votre équipe est importante.
- Recherchez des avocats dans d’autres cabinets d’avocats de petite et moyenne taille. Ils sont souvent mieux préparés et familiers avec les attentes d’une petite entreprise.
- Construisez votre marque. Un petit cabinet d’avocats qui est connu pour bien traiter son personnel sera mieux en mesure de retenir les employés talentueux et d’attirer les meilleurs talents.
- Offrez la bonne combinaison de rémunération et de qualité de vie. Une petite entreprise ne signifie pas nécessairement un salaire inférieur à celui du marché. Cependant, les petits cabinets d’avocats qui ne peuvent pas concurrencer directement le package salarial des grands cabinets peuvent tout de même apporter beaucoup à la table avec leur offre.
Comment former le personnel d’un petit cabinet d’avocats ?
Comme nous l’avons mentionné précédemment, les petits cabinets d’avocats ont souvent des systèmes et des processus moins formels. Cela peut rendre les choses plus difficiles lorsqu’il s’agit de la formation du personnel. L’un des principaux avantages des processus bien structurés est qu’ils sont plus faciles à apprendre pour une nouvelle personne. Lorsque vous formez de nouveaux avocats associés, parajuristes ou personnel de soutien juridique dans un petit cabinet d’avocats, vous devez :
- Expliquez comment les choses fonctionnent et pourquoi elles fonctionnent comme elles le font ;
- Donnez au nouvel employé suffisamment de temps pour absorber l’information et apprendre le système ; et
- Faites un suivi et assurez-vous qu’un nouveau membre du personnel peut poser des questions et obtenir de l’aide.
Assurez-vous d’avoir mis en place le bon modèle de tarification/paiement
Les revenus sont la clé du succès de toute entreprise ou organisation, et un petit cabinet d’avocats ne fait pas exception. Il est essentiel que les propriétaires de petits cabinets d’avocats examinent et évaluent régulièrement leurs modèles de tarification et de paiement. Il s’agit notamment de :
- Élaborez le bon modèle, qu’il s’agisse d’une facturation horaire, d’une représentation d’honoraires conditionnels, d’autres ententes d’honoraires ou d’une combinaison des deux.
- Assurez-vous que vous disposez de la bonne technologie de facturation et du bon système de facturation pour envoyer aux clients leurs factures et leurs rappels de paiement en temps opportun ; et
- Élaborez un système pour travailler avec les clients afin de recouvrer les comptes en souffrance de la manière la plus efficiente et la plus efficace possible.
Comment les petits cabinets d’avocats peuvent-ils améliorer l’expérience client ?
À leur meilleur, les petits cabinets d’avocats offrent à leurs clients la meilleure expérience. Ils sont en mesure de fournir une représentation juridique entièrement personnalisée, avec une attention particulière aux petits détails. Dans leur cas le moins efficace, les petits cabinets d’avocats peuvent être désorganisés et frustrants à traiter pour les clients. L’expérience client est importante. Cela affectera la réputation de votre entreprise. Voici trois façons dont les petits cabinets d’avocats peuvent améliorer la satisfaction de leurs clients :
- Communiquer: Les clients ne devraient jamais être laissés dans l’ignorance de leur propre cas. Une communication proactive est cruciale. Assurez-vous que vos clients savent où aller pour obtenir des réponses à leurs questions.
- Soyez transparent et réaliste : N’exagérez jamais ce que vous pouvez faire pour un client. En faisant preuve de transparence et de réalisme quant à l’état d’avancement de leur dossier juridique, vous pouvez améliorer l’expérience client.
- Mettre en œuvre des technologies juridiques conviviales pour les clients : La technologie juridique conviviale peut faire une grande différence. Des choses apparemment simples comme un processus d’admission facile, un docusign électronique et un partage de fichiers facile améliorent considérablement l’expérience client.
Apprenez à gérer les finances de votre entreprise
Les questions financières d’un petit cabinet d’avocats. En fin de compte, les revenus et les dépenses raconteront l’histoire de la situation de votre petit cabinet d’avocats. Les propriétaires de petites entreprises devraient prendre leur temps pour apprendre les finances. Il s’agit notamment de :
- L’élaboration d’un système de comptabilité « work in progress » afin que vous puissiez faire des projections futures ;
- Obtenir un traitement des comptes clients et des fiducies ; et
- Avoir un examen clair et complet des chiffres nets.
Devrais-je commencer à utiliser un logiciel de gestion de cabinet d’avocats pour mon petit cabinet d’avocats ?
Si vous n’utilisez pas déjà un logiciel de gestion de cabinet pour votre petit cabinet d’avocats, c’est le moment idéal pour commencer. Un logiciel de gestion de cabinet juridique peut rendre plus rapide, plus facile et plus rentable la gestion d’un petit cabinet d’avocats. De nombreux avocats qui possèdent et exploitent leur propre cabinet, que ce soit en tant que praticiens indépendants, avec d’autres associés ou avec des avocats associés, déclarent que la gestion de la pratique est un engagement de temps énorme. Le bon logiciel de gestion de cabinet d’avocats peut faire une grande différence.
Les petites entreprises doivent développer leur image de marque
La marque est importante. Bien que les cabinets d’avocats, en particulier les petits cabinets, ne soient souvent pas considérés comme des marques, la réalité est qu’ils ont une valeur de marque. En fait, beaucoup de petites entreprises, de petites organisations et de particuliers préfèrent travailler avec des avocats hautement qualifiés dans les petits cabinets. Même si vous n’investissez pas beaucoup de ressources directes dans le marketing, vous pouvez toujours développer une marque pour votre petit cabinet d’avocats avec des avis de consommateurs, des médias sociaux et votre profil professionnel.
Pourquoi un cabinet d’avocats devrait-il faire appel à Rize Technologies pour gérer son cabinet ?
Avec plus de 20 ans d’expérience dans les cabinets d’avocats, Rize Technologies aide ses clients à se moderniser, à se développer et à éviter les ennuis. Nous fournissons des services d’assistance informatique complets et haut de gamme aux cabinets d’avocats. Dotée d’une expertise technique approfondie, notre équipe adopte une approche axée sur la valeur. Nous avons une vaste expérience de travail avec les petits cabinets d’avocats et nous comprenons les défis uniques auxquels ils sont confrontés dans l’industrie juridique moderne. Avec Rize Technologies, les petits cabinets d’avocats ont accès à :
- Une gamme complète de services informatiques et juridiques : Nous offrons un large éventail de services en technologies de l’information aux petits cabinets d’avocats. Nos services informatiques gérés pour les petites entreprises comprennent la surveillance du réseau, la sécurité des données, la gestion des appareils, les services de migration, la gestion du cloud, un service d’assistance informatique, et bien plus encore.
- Une transformation numérique qui peut augmenter votre efficacité : Un petit cabinet d’avocats peut être un cabinet d’avocats hyper efficace. Nous fournissons la transformation numérique dont les petites entreprises ont besoin pour faire passer leur efficacité au niveau supérieur. Avec Rize Technologies, vous pourrez accéder à vos données à tout moment et de n’importe où.
- Une équipe qui met l’accent sur la cybersécurité : Malheureusement, les petits cabinets d’avocats sont souvent la cible de cybercriminels. Nous connaissons les défis auxquels les petites entreprises sont confrontées en matière de sécurité des données, et nous mettons l’accent sur la cybersécurité. Notre équipe offre une gamme complète de services de cybersécurité aux petites entreprises, allant de l’évaluation proactive des vulnérabilités à la protection contre les cyberattaques.
- Solutions de technologie informatique et juridique rentables : Les coûts sont importants pour les petits cabinets d’avocats. Nous comprenons que les petites entreprises ont des contraintes de ressources, mais cela ne signifie pas que des services informatiques de qualité supérieure sont hors de portée. Rize Technologies fournit un support informatique rentable et des solutions de technologie juridique aux petits cabinets d’avocats.
Rize Technologies aide les petits cabinets d’avocats à gérer leur pratique
Chez Rize Technologies, nous avons une vaste expérience de travail avec de petits cabinets d’avocats. Notre équipe peut fournir les ressources informatiques et technologiques juridiques dont votre cabinet d’avocats a besoin pour prospérer. Si vous avez des questions ou des préoccupations spécifiques concernant les options informatiques et technologiques pour les petits cabinets d’avocats, nous sommes là pour vous aider. Contactez notre équipe dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos services informatiques.