La gestion de projet est importante dans un certain nombre d’industries différentes, en particulier celles dans lesquelles plusieurs acteurs tentent d’accomplir des tâches complexes. Le Project Management Institute (PMI) définit de manière générale la gestion de projet comme l’utilisation de
« connaissances, compétences, outils et techniques spécifiques »
afin d’accomplir le travail. Lorsqu’elle est mise en œuvre correctement, la gestion de projet rend les choses plus efficientes et efficaces. Les cabinets d’avocats et les organisations juridiques ont des besoins uniques en matière de gestion de projet.
Chez Rize Technologies, nous fournissons un support informatique complet aux cabinets d’avocats. La gestion de projets juridiques nécessite la mise en place de la technologie et des systèmes appropriés. Notre équipe travaille en étroite collaboration avec les cabinets d’avocats, grands et petits, pour s’assurer qu’ils disposent des outils, des connaissances et des ressources nécessaires pour gérer les projets et effectuer le travail juridique plus efficacement. Dans cet article, vous trouverez le guide ultime de la gestion de projet juridique (LPM).
Qu’est-ce que la gestion de projet juridique (LPM) ?
La gestion de projet juridique (LPM) est un sous-ensemble spécialisé de la gestion de projet plus générale. L’American Bar Association (ABA) décrit la LPM comme une approche systématique de la pratique juridique conçue pour s’assurer qu’un cabinet d’avocats
« effectue son travail juridique plus
efficacement » et «
gère efficacement l’incertitude
». Bien que bon nombre des principes généraux de la gestion de projet s’appliquent également à l’industrie juridique, les cabinets d’avocats ont également des besoins spécialisés.
Comprendre l’évolution de la LPM
L’évolution moderne de la gestion de projets juridiques remonte à la crise financière mondiale de 2007 et 2008. Il y avait deux choses différentes qui se passaient à ce moment-là et qui ont influencé l’évolution de LPM.
Tout d’abord, les entreprises clientes réduisaient considérablement leurs dépenses juridiques. Alors que les entreprises commençaient à émerger de la crise financière, il y avait une forte pression en faveur de services juridiques plus rentables et plus efficaces. Comme l’a rapporté l’ABA Journal dans un article de l’époque, les grandes entreprises clientes cherchaient simplement à réduire leurs dépenses juridiques. Les petites entreprises et les particuliers faisaient de même.
Au-delà du désir de services juridiques plus efficaces de la part des clients, la période a également vu le développement de nombreuses nouvelles technologies grand public et commerciales. Des smartphones, des services de conférence Web et des outils dédiés à la gestion de projet sont en cours de déploiement. Lorsqu’elles sont utilisées efficacement dans le cadre d’un système LPM bien structuré, ces nouvelles technologies peuvent permettre aux avocats et aux cabinets d’avocats d’accomplir des tâches et d’accomplir leur travail juridique plus efficacement.
Quels sont les principes clés (éléments constitutifs) de la gestion de projet juridique ?
Le système LPM d’un cabinet d’avocats peut être structuré de différentes manières. La simple réalité est que différents cabinets d’avocats ont des besoins différents. La taille du cabinet d’avocats, le domaine de pratique et de nombreux autres facteurs peuvent affecter la conception de la gestion de projet juridique. Cela étant dit, tous les systèmes LPM réussis partagent des caractéristiques communes. Les trois principes suivants sont d’une importance cruciale dans la gestion de projets juridiques :
- Planification: La planification est essentielle. Il est toujours préférable de planifier un peu plus en amont que d’être coincé à limiter les dégâts.
- Communication: La communication est au cœur de la gestion de projet. Toutes les principales parties prenantes, des avocats aux parajuristes en passant par les clients et les parties adverses, doivent être tenues au courant.
- Mesure: Les mesures sont importantes. Si vous ne pouvez pas mesurer l’efficacité et l’efficience du travail juridique, il est difficile de savoir si votre système LPM produit réellement les résultats souhaités.
En fin de compte, la LPM est extrêmement importante pour les cabinets d’avocats dans l’environnement hyperconcurrentiel, soucieux des coûts et riche en technologie d’aujourd’hui. Avec le bon système de gestion de projet, les cabinets d’avocats, grands et petits, peuvent contribuer grandement à ce que le travail juridique soit effectué plus rapidement, mieux et plus efficacement. La gestion de projet permet aux avocats de se consacrer à ce qu’ils font le mieux : pratiquer le droit.
Définition des termes clés : Qu’est-ce qu’un projet et qu’est-ce qu’un chef de projet ?
Lorsque l’on pense à la gestion de projet juridique, il est utile de définir certains termes clés. Dans le contexte de la LPM, un « projet » est largement défini comme une entreprise spécifique qui a un début, un milieu et une fin. Il ne s’agit pas nécessairement d’un travail juridique en particulier. Par exemple, une motion juridique rédigée pour un client peut faire partie d’un projet, mais elle peut ne pas être l’ensemble du projet. Cependant, la représentation pour la négociation d’une fusion d’entreprise peut être un « projet ». Un chef de projet est la personne (ou parfois les individus) qui a été habilitée à prendre la direction d’un projet particulier. Il peut s’agir d’un associé principal, d’un associé junior ou d’un autre avocat. Tout dépend de la situation spécifique.
Quelles sont les étapes de la gestion de projet juridique ?
Comprenant l’importance de la gestion de projets juridiques, les avocats et le personnel des cabinets d’avocats doivent également savoir comment mettre en place un système LPM efficace. Bien qu’il y ait toujours des variations dans la LPM d’une entreprise à l’autre, les cinq étapes suivantes font généralement partie de tout système LPM bien développé :
- Définir les objectifs et la portée du projet : La gestion de projet juridique permet de s’assurer que la bonne quantité de travail est effectuée en amont d’un projet juridique majeur. La première étape consiste à définir les objectifs et la portée du projet. Il s’agit, entre autres, d’apprendre à connaître un client, son entreprise, ses objectifs et tous les facteurs clés qui pourraient avoir une incidence sur la prestation du travail juridique.
- Planifiez le projet : La deuxième étape de la LPM consiste à planifier la manière dont le travail juridique pour un projet spécifique sera réellement effectué. Vous devrez définir les différentes phases du projet, créer des échéanciers de base pour le travail, constituer une équipe pour effectuer le travail, vous assurer que tout est budgétisé correctement et mettre en place un système pour faciliter la communication continue entre les acteurs clés.
- Exécuter (effectuer des travaux juridiques) : Dans le cadre d’un projet juridique d’envergure, la planification est d’une importance cruciale. Pourtant, l’étape la plus importante de tout système de gestion de projet juridique est la troisième étape : l’exécution du travail juridique. Il est impératif que le travail soit effectué avec diligence et en temps opportun, avec une attention particulière aux petits détails. La LPM facilite un meilleur travail juridique, mais le meilleur système de gestion de projet au monde ne compensera pas une pratique juridique médiocre.
- Surveillez et mesurez constamment les progrès : Vous ne voulez pas découvrir qu’il y a un problème avec un projet juridique à la dernière minute. Pour cette raison, il est crucial que la gestion de projet juridique comprenne un plan complet pour le suivi et la mesure des progrès du travail juridique. En surveillant et en mesurant attentivement les progrès, votre cabinet d’avocats sera le mieux placé pour résoudre les problèmes de manière proactive.
- Passez en revue ce qui s’est bien passé et ce qui peut être amélioré : Enfin, il est toujours recommandé de prendre le temps d’examiner un projet juridique d’envergure. Vous voudrez savoir ce qui s’est bien passé, ce qui a été bien fait et ce qui peut être amélioré dans les projets futurs. Apprendre des projets antérieurs aide les cabinets d’avocats à perfectionner leur art et à fournir un travail juridique de meilleure qualité et plus rentable.
Qu’est-ce que la mise en œuvre d’une stratégie de gestion de projet juridique ?
Pour les avocats, le personnel juridique et les cabinets d’avocats, il est important de comprendre ce que signifie réellement la mise en œuvre d’une stratégie de gestion de projet. Les stratégies LPM commencent toujours par la création d’un processus pour mieux comprendre le client : vous devez connaître ses besoins, ses objectifs et le contexte dans lequel il travaille. À titre d’exemple, imaginez que votre cabinet d’avocats représente une entreprise dans le cadre d’un litige commercial. Qu’est-ce qui compte pour l’entreprise ? Veulent-ils minimiser les frais juridiques ? Essayer de préserver une relation ? Se battre agressivement ? Les stratégies de GPL visent à clarifier les besoins des clients.
Une fois que la portée du projet juridique et les besoins des clients sont bien compris et intériorisés, la gestion de projet juridique consiste à élaborer une stratégie claire et complète pour savoir quand, comment et par qui le travail juridique sera effectué. Il doit y avoir un document de base qui définit les objectifs et les attentes du projet. Le client doit savoir exactement ce qu’il va obtenir. Le cabinet d’avocats, ainsi que tous les avocats et le personnel juridique, doivent savoir exactement ce qu’ils sont censés fournir.
Une fois qu’un plan complet sera en place, le travail juridique commencera réellement. Au cours de cette phase du processus, une stratégie de GPL devrait aider à s’assurer que le personnel et les ressources sont disponibles pour effectuer le travail en temps opportun. Une stratégie de GPL doit également s’assurer qu’une communication continue a lieu entre toutes les parties intéressées afin que les problèmes puissent être résolus, que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et que les attentes des clients soient satisfaites.
Connaître les avantages de la gestion de projet juridique
Une stratégie LPM bien conçue peut offrir de nombreux avantages aux cabinets d’avocats. Voici trois avantages clés pour les cabinets d’avocats qui ont mis en place la bonne stratégie de gestion de projet juridique :
- Gagnez du temps et de l’argent : Le LPM est une question d’efficacité. La gestion de projet peut aider les cabinets d’avocats à économiser du temps et de l’argent en réduisant les inefficacités. À titre d’exemple, la LPM peut limiter le risque que le travail soit dupliqué ou que les avocats doivent passer plus de temps à parler de la même question encore et encore. Les cabinets d’avocats pourraient finir par « radier » du travail juridique qui n’a jamais eu besoin d’être fait en premier lieu.
- Réduire les problèmes graves : Lorsque tout le monde n’est pas sur la même longueur d’onde, les cabinets d’avocats peuvent rencontrer des problèmes majeurs. Une mauvaise communication peut entraîner l’absence de travail. Lorsque cela se produit, il peut y avoir une crise et toute l’équipe d’avocats et de personnel juridique peut finir par être stressée et épuisée. Il s’agit d’une préoccupation majeure pour les cabinets d’avocats. Une enquête récente citée par Bloomberg Law a révélé que près de la moitié des avocats se sentent épuisés et envisagent de changer d’emploi.
- Améliorer la relation client : Pour les cabinets d’avocats, une relation positive avec les clients peut faire une grande différence. Cela améliore la réputation d’une entreprise et augmente les chances qu’un client paie ses factures sans conflit.
LPM versus LPI : quelle est la différence ?
La gestion de projet juridique (LPM) est parfois confondue avec l’amélioration de projet juridique (LPI). Bien que les termes soient relativement similaires, LPM et LPI font référence à deux choses distinctes. LPM est un terme général qui fait référence à la planification, à la mise en œuvre et à l’exécution d’un projet juridique avec un début, un milieu et une fin définis. En revanche, l’amélioration des projets juridiques (IPV) fait référence aux stratégies plus spécifiques qui peuvent être utilisées pour améliorer l’efficience et l’efficacité de la pratique juridique.
Qu’est-ce que mon cabinet d’avocats devrait savoir au sujet des ententes d’honoraires parallèles ?
L’essor de la LPM a également entraîné une augmentation correspondante de ce que l’on appelle les accords de frais alternatifs ou AFA. Un AFA est vaguement défini comme tout type d’arrangement par lequel un client paie un avocat ou un cabinet d’avocats pour un travail juridique autre qu’un taux de facturation horaire traditionnel. Il ne fait aucun doute que l’heure facturable reste un élément essentiel de l’industrie juridique.
Cependant, certains clients sont intéressés à trouver d’autres arrangements qui, selon eux, leur procureront un meilleur retour sur investissement (ROI). Un autre arrangement d’honoraires pourrait être la solution pour certains cabinets d’avocats. Dans le cadre de l’élaboration d’une stratégie LPM pour un projet juridique particulier, il est important de porter une attention particulière à l’arrangement de facturation.
Le LPM peut-il être mis à l’échelle ?
Comme nous l’avons mentionné précédemment, une gestion de projet juridique efficace est régie par des principes généraux, mais elle est également personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques d’un cabinet d’avocats et d’un projet juridique particulier. Avec cela, il y a souvent des inquiétudes quant à l’évolutivité de LPM. Les cabinets d’avocats devront-ils repartir de zéro chaque fois qu’ils commenceront à travailler sur un nouveau projet ? La bonne nouvelle, c’est que le LPM peut tout à fait être mis à l’échelle. Une approche flexible, sensée et bien conçue des projets juridiques est toujours efficace. Les grands cabinets, les cabinets d’avocats de taille moyenne et les petits cabinets d’avocats peuvent développer des systèmes de gestion de projet reproductibles et évolutifs qui les aident à mener à bien leurs projets.
Rize Technologies fournit un support informatique de haut niveau aux cabinets d’avocats
Chez Rize Technologies, nous sommes fiers de fournir un support informatique et des services technologiques fiables et de qualité supérieure aux cabinets d’avocats. La bonne technologie juridique peut faire une grande différence dans la gestion de projet juridique (LPM). Nous nous efforçons d’aider nos clients à être plus efficaces. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur ce que notre équipe de soutien informatique peut faire pour votre cabinet d’avocats.