Aujourd’hui, les petits et grands cabinets d’avocats s’appuient sur la technologie pour rationaliser leurs processus de travail et aider leurs avocats à travailler avec moins d’interruptions, à être plus productifs et, par conséquent, à disposer de plus d’heures facturables. Les avocats les plus avertis en technologie utilisent déjà la technologie de gestion de la relation client (CRM) pour améliorer la productivité de leurs cabinets d’avocats et rendre l’engagement client plus efficace et moins long.
La technologie moderne offre aux avocats et aux autres professionnels de nombreux avantages, notamment la sûreté et la sécurité des données, le stockage et la mobilité des données, la fonctionnalité et l’amélioration de la gestion des clients. Parallèlement, dans certains cas, les avocats utilisent des applications logicielles choisies au hasard, qui ne permettent pas un échange transparent de données entre les utilisateurs, les plates-formes et les appareils. Ces décisions coûtent du temps et des efforts précieux, qui pourraient également être consacrés à travailler avec les clients, et entraînent d’autres problèmes techniques.
Si cela vous semble familier, vous pouvez bénéficier de l’apprentissage des choix technologiques les plus efficaces et, éventuellement, de l’engagement d’un fournisseur de logiciels professionnel qui pourrait vous aider avec la configuration du logiciel, la formation, la migration des données et les solutions personnalisées, telles qu’un meilleur système CRM et l’intégration des données. . Voici plus d’informations sur ce dont les avocats ont le plus besoin en matière de solutions technologiques, quels sont les choix les plus populaires et les produits fréquemment négligés, et comment la technologie peut améliorer encore la productivité et la sécurité des cabinets d’avocats.
De quoi les cabinets d’avocats ont-ils besoin pour être plus productifs ?
Sûreté et sécurité des données
La sécurité des données est l’une des principales préoccupations des cabinets d’avocats lorsqu’ils choisissent le logiciel à utiliser, et ce pour de bonnes raisons. Les cabinets d’avocats s’appuient sur des données et sont responsables de la conservation en toute sécurité des documents et des informations sur les clients. Les clients des cabinets d’avocats de tous types de pratique attendent de leurs avocats qu’ils gardent leurs données confidentielles et privées.
Heureusement, les cabinets d’avocats d’aujourd’hui ne sont pas obligés de conserver leurs fichiers sur leurs propres serveurs ou de stocker des informations critiques sur leurs ordinateurs pour garantir leur sécurité. Les solutions infonuagiques, telles que Microsoft 365 (connue sous le nom d’Office 365 avant le 21 avril), offrent aux cabinets d’avocats une meilleure productivité et une meilleure sécurité, ainsi qu’une protection plus robuste contre les virus et les logiciels malveillants. En outre, Microsoft 365 est conforme à toutes les normes de sécurité applicables, y compris les réglementations ISO 27001, HIPAA et FISMA.
Mobilité, accès et stockage de données
Avec les exigences toujours croissantes en matière de flux de travail dans les cabinets d’avocats, les avocats s’appuient sur des options de stockage de données dans le cloud pour une meilleure mobilité et un accès multiplateforme à partir de n’importe quel endroit et appareil. Les cabinets d’avocats utilisent Microsoft OneDrive, Dropbox, Google Drive et d’autres plates-formes, souvent de manière interchangeable, pour donner accès aux autres membres de l’équipe et à leurs clients et accéder aux mêmes fichiers depuis Mac, PC, tablette et appareils mobiles.
Pendant ce temps, le stockage aléatoire de fichiers sur différentes plates-formes crée des problèmes de compatibilité, entraîne des interruptions et ne fournit pas un flux de travail optimal. Une approche plus efficace suppose l’utilisation d’applications, de plug-ins et de stockage intégrés, tels que Microsoft 365 avec OneDrive, pour fournir un flux de travail transparent.
Fonctionnalité
Aujourd’hui, la plupart des avocats utilisent les riches fonctionnalités offertes par les solutions existantes, notamment la gestion de calendrier, la configuration de différents droits d’accès et autorisations pour divers utilisateurs, la gestion des documents et des clients et la vidéoconférence. Les versions les plus récentes du logiciel offrent un nombre toujours croissant de fonctions qui sont parfois souvent négligées.
Les cabinets d’avocats intéressés à utiliser la technologie pour améliorer la productivité peuvent bénéficier de l’implication de consultants expérimentés. Ces experts pourraient aider à définir les besoins spécifiques de chaque cabinet d’avocats, à identifier les fonctions négligées et à proposer des solutions personnalisées qui répondraient le plus efficacement possible à ces besoins.
Gestion client améliorée
Lorsque les cabinets d’avocats utilisent la technologie de gestion de la relation client et une solution moderne de gestion de cas, ils amènent la gestion de leurs clients à un tout autre niveau. Le CRM permet d’augmenter l’engagement client et de gérer efficacement toutes les données client à partir d’une console centrale. L’intégration transparente avec une solution de gestion de cas de haute qualité permet de rationaliser les processus métier et d’augmenter l’efficacité dans l’ensemble du cabinet.
Bien que de nombreux produits CRM soient disponibles sur le marché, les cabinets d’avocats qui utilisent une approche intégrée et des CRM sur mesure bénéficient du plus grand nombre d’avantages et d’un flux de données fluide entre les applications et les appareils. Ceux qui souhaitent en savoir plus sur le choix d’une solution CRM optimale bénéficieraient de l’engagement d’un consultant expérimenté en technologies de l’information pour identifier leurs besoins et exigences, le paysage existant et suggérer la solution CRM la plus productive.
Mise à jour et maintenance du logiciel
Avec davantage de défis et de tâches à gérer et de nouvelles technologies en constante évolution, le logiciel doit être régulièrement entretenu et mis à jour selon les dernières normes. Heureusement, la plupart des solutions cloud, telles que Microsoft 365, reçoivent des mises à jour régulières qui corrigent les bugs et les vulnérabilités tout en améliorant la productivité et la sécurité des cabinets d’avocats.
Quels sont les outils les plus utilisés par les cabinets d’avocats américains pour accroître la productivité et la sécurité ?
Bien qu’il existe peu de statistiques fiables sur les outils logiciels les plus populaires utilisés par les cabinets d’avocats aux États-Unis, plusieurs rapports montrent que plus de 700 000 entreprises américaines utilisent la suite Microsoft 365, ce qui en fait l’un des ensembles d’outils les plus populaires. Les avocats qui utilisaient traditionnellement les versions de bureau de Microsoft Word et Excel se tournent désormais vers des outils en ligne pour obtenir des mises à jour régulières et assurer l’échange de données avec d’autres applications.
Outre Word et Excel, les avocats utilisent également Microsoft 365 pour les produits Outlook, PowerPoint, OneDrive, Teams et OneNote. Les avocats et les parajuristes profitent pleinement de la fonctionnalité de calendrier d’Outlook, organisant des réunions et partageant des contacts. Les cabinets d’avocats utilisent le stockage en ligne disponible avec OneDrive, déplaçant les fichiers vers le cloud et utilisant une sécurité et une protection d’accès améliorées.
Quels produits sont souvent négligés par les cabinets d’avocats
Dans de nombreux cas, les professionnels du droit très occupés négligent souvent de nombreux outils disponibles dans leurs plans d’abonnement Microsoft 365 et n’utilisent pas le logiciel à son plein potentiel. En attendant, ces outils et technologies pourraient encore améliorer la productivité des cabinets d’avocats et donner une nouvelle dimension aux interactions avec d’autres avocats, associés et clients.
Power Automate n’est que l’un de ces boosters de productivité, qui permettent de connecter diverses applications Microsoft 365 pour un transfert d’informations fluide. Microsoft Groups est un autre outil souvent négligé qui permet de créer des portails de groupe, de partager des calendriers, des notes et d’autres fichiers. Il existe un certain nombre d’autres produits Microsoft utiles dans la suite 365, notamment OneNote, qui est un excellent outil pour prendre des notes en déplacement ; Microsoft Forms que les cabinets d’avocats peuvent utiliser pour les questionnaires et les enquêtes ; et Microsoft Planner pour organiser et soutenir le travail d’équipe ainsi que plusieurs autres.
Obtenez l’aide d’experts en transformation numérique pour des performances encore meilleures
Les cabinets d’avocats aux États-Unis qui souhaitent utiliser la technologie pour améliorer leur productivité pourraient bénéficier de conseils d’experts en technologies numériques et en transformation, comme Rize Technologies à Fort Lauderdale, en Floride. Notre équipe a des années d’expérience dans le secteur juridique et peut fournir à votre cabinet d’avocats occupé un support de premier ordre pour Microsoft 365, une aide pour l’installation et la configuration, le service, la migration des données et la formation.
Nos experts sont disponibles 24h/24 et 7j/7 et se feront un plaisir de vous aider avec un audit pour garantir l’application des meilleures pratiques, éliminer les lacunes existantes et contribuer à augmenter votre productivité. Contractez l’équipe de Rize Technologies dès aujourd’hui par téléphone : (954) 204-0212, envoyez-nous un e-mail à : info@rizetechnologies.com, ou envoyez-nous un message via le formulaire de contact, et nous serons heureux de vous fournir une consultation gratuite sur la façon dont nous pouvons vous aider.