L’information est l’actif principal de toute entreprise en général et des cabinets d’avocats en particulier. Comme tout autre actif, les informations doivent être stockées, sécurisées, catégorisées et gérées pour s’assurer que chaque professionnel du droit a un accès instantané aux données nécessaires et ne perd pas un temps précieux à gérer des problèmes techniques. En réalité, c’est rarement le cas, à moins que les cabinets d’avocats n’aient fait appel à un fournisseur de support informatique géré dédié.
Selon plusieurs rapports, les avocats ne consacrent qu’environ un tiers de leur journée de travail aux heures facturables , le reste étant consacré à des tâches administratives. Pendant ce temps, une partie importante de ces tâches comprend des problèmes informatiques, tels que l’apprentissage de méthodes de travail avec des logiciels, le contournement de problèmes logiciels ou la lutte avec le CRM, le site Web, le stockage de fichiers et d’autres problèmes d’un cabinet d’avocats.
Les avocats qui cherchent des moyens de réduire le fardeau administratif et d’avoir plus de temps à consacrer à travailler avec les clients bénéficieraient grandement d’un soutien informatique dédié à leur entreprise. Voici comment les cabinets d’avocats peuvent optimiser leur flux de travail grâce à l’accès au cloud, à l’amélioration de la cybersécurité, de la collaboration et de la productivité, et à l’utilisation de services informatiques gérés pour la croissance de l’entreprise.
Accès au cloud
Alors que de plus en plus d’avocats optent pour des horaires hybrides travail/domicile, le stockage des données de vos cabinets d’avocats sur le cloud sécurisé devient une norme dans l’industrie. Les anciennes méthodes d’échange de fichiers par e-mail provoquent des interruptions, des retards de communication et peuvent être à l’origine de problèmes de sécurité.
De nombreux professionnels du droit mentionnent la migration de tout le stockage des données vers le cloud comme l’une des mesures les plus efficaces pour augmenter la productivité et assurer l’échange ininterrompu d’informations. Ce faisant, les cabinets d’avocats peuvent bénéficier de manière significative des services de fournisseurs de support informatique gérés qui peuvent réduire les temps d’arrêt, assurer une transition en douceur, créer un stockage cloud personnalisé, prévenir les violations de données et assurer la conformité réglementaire.
Cybersécurité
Les cabinets d’avocats accumulent d’importants volumes d’informations hautement confidentielles et exclusives, ce qui en fait une cible fréquente pour les cybercriminels. À mesure que les professionnels du droit passent à des modes de travail à distance ou hybrides, ils deviennent encore plus vulnérables aux attaques lorsqu’ils accèdent aux données de leur cabinet d’avocats depuis leur domicile sans pare-feu, en se connectant au Wi-Fi public ou à d’autres réseaux non sécurisés. Pendant ce temps, une faille de sécurité dans un cabinet d’avocats peut devenir catastrophique, entraînant le paiement d’une rançon, une perte de réputation ou des mesures réglementaires.
Le fait de disposer d’un support informatique dédié 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 peut permettre aux cabinets d’avocats d’économiser des dizaines de milliers de dollars en heures perdues, en pertes monétaires potentielles et en pénalités résultant de violations de données. Alors que la cybercriminalité s’infiltre dans le domaine numérique et s’aggrave, les avocats ne peuvent pas compter sur les anciennes méthodes de gestion de la cybersécurité et ont besoin d’une assistance immédiate et efficace en cas de problème.
Collaboration
Alors que les avocats passent de plus en plus de temps à travailler à distance, les cabinets d’avocats ont besoin d’outils et de systèmes collaboratifs plus efficaces pour assurer une interaction fluide, gagner du temps et assurer un échange de données sécurisé. Dans le même temps, de nombreux cabinets d’avocats ont souvent besoin de solutions plus complètes et personnalisées que Zoom ou des plateformes similaires pour de nombreuses raisons, notamment le cryptage, la confidentialité, la sécurité, la conformité et l’intégration à l’infrastructure informatique des cabinets d’avocats.
Trop souvent, l’échange d’informations par le biais de plusieurs applications et clouds entraîne des interruptions citées comme l’une des plus grandes pertes de temps au travail. Lorsque certains de ces outils tombent en panne ou constituent une menace pour la sécurité, la situation s’aggrave encore. De leur côté, les professionnels du droit peuvent réduire considérablement le temps nécessaire à la mise en place, à la mise au point et à la maintenance d’un logiciel personnalisé en confiant cette fonction à un fournisseur de services informatiques dédié.
Productivité
Aujourd’hui, les avocats traitent d’énormes volumes de données dans divers formats par le biais de différentes applications et plateformes, communiquant à travers les fuseaux horaires et les continents. Avec l’augmentation constante de la charge de travail, les cabinets d’avocats ont besoin de nouvelles façons de travailler avec l’information et d’utiliser des logiciels pour assurer une productivité et une efficacité accrues.
Les fournisseurs de services informatiques gérés aident les professionnels du droit occupés à éviter les interruptions,
Gérez les mises à niveau et les droits d’accès, aidez à résoudre les problèmes de cybersécurité, la taille et les formats des fichiers, et aidez à résoudre d’autres problèmes techniques. En effet, le fait de disposer d’un support informatique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les entreprises aide les avocats à gagner du temps productif pour obtenir plus de prospects et travailler avec les clients.
Dépannage et sauvegardes
Le service informatique géré présente l’avantage essentiel d’avoir une équipe de professionnels de l’informatique à vos côtés pour gérer les problèmes techniques au fur et à mesure qu’ils surviennent. Un fournisseur d’assistance informatique dédié résoudra rapidement tout dysfonctionnement logiciel et veillera à ce qu’aucune des données essentielles ne soit perdue grâce à des sauvegardes régulières, un stockage d’archives et des services de récupération.
Alors que de plus en plus d’avocats passent au travail à distance, le site Web d’un cabinet d’avocats devient un bureau virtuel, il est donc essentiel d’assurer sa sécurité et sa fiabilité. Les meilleurs fournisseurs de services informatiques gérés incluent la gestion des sites Web, les mises à jour, les sauvegardes et la maintenance technique dans leurs forfaits de services pour garantir la santé de votre site Web à tout moment.
Assistance informatique 24h/24 et 7j/7
Dans l’environnement actuel, il est essentiel de disposer d’une assistance informatique instantanée exactement au moment où vous en avez besoin, sept jours sur sept, 24 heures sur 24, pour garantir une interaction fluide avec les clients et les partenaires de tous les fuseaux horaires. Lorsque le temps presse, les professionnels du droit ne peuvent pas attendre des heures ou des jours pour obtenir une réponse d’une équipe d’assistance ou chercher des solutions aux problèmes logiciels par eux-mêmes dans la section FAQ du site Web d’un fournisseur de services ou des forums communautaires.
Disposer d’un support informatique fiable et personnalisé pour les entreprises peut être essentiel pour respecter les délais des projets ou réagir aux menaces de cybersécurité. Il est tout aussi important de faire appel à une équipe d’assistance hautement professionnelle possédant les connaissances et les compétences nécessaires pour traiter tous les problèmes techniques pertinents et d’être bien versé dans le support informatique pour les cabinets juridiques.
En savoir plus sur les services d’assistance informatique gérés pour les cabinets d’avocats
Les cabinets d’avocats qui cherchent à augmenter leur productivité grâce à une infrastructure informatique plus efficace bénéficieraient des services informatiques gérés de Rize Technologies pour les cabinets d’avocats. Notre équipe d’experts, basée à Fort Lauderdale, en Floride, aide les professionnels du droit à travers le pays à assurer la sûreté et la sécurité de leurs données, à améliorer la collaboration et à stimuler la productivité grâce à une assistance informatique rapide et professionnelle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.