Alors que de plus en plus de cabinets d’avocats passent à des environnements distants ou hybrides, la migration vers le cloud devient une norme dans le secteur. Pourtant, certains professionnels du droit hésitent à adopter pleinement la technologie cloud en raison de l’absence d’une stratégie de migration vers le cloud solide, des problèmes de sécurité et de l’agitation du processus de transition.
La bonne nouvelle, c’est que la plupart des défis auxquels les avocats sont confrontés en matière de sécurité infonuagique , créés par des pratiques de sécurité inadéquates et un manque de planification efficace, peuvent être facilement évités. La migration vers le cloud pour les cabinets d’avocats peut être facilitée par des solutions automatisées et des fournisseurs de services spécialisés qui se concentrent sur la collaboration avec des professionnels du droit.
Le processus de migration vers le cloud est similaire au déménagement dans un nouveau bureau, ce qui nécessite une planification minutieuse, le choix du bon fournisseur et la mise en œuvre. Voici plus d’informations sur la façon de planifier la transition vers le cloud, de relever les défis de la migration vers le cloud et de mettre en œuvre la transition vers le cloud pour les cabinets d’avocats.
Définissez vos objectifs de migration et vos indicateurs clés de performance
La mise en place de vos objectifs de migration est essentielle pour mesurer le succès et identifier les échecs afin d’apporter les changements nécessaires au processus de transition. Lors de la migration vers le cloud, la plupart des cabinets d’avocats sont motivés par les indicateurs clés de performance suivants :
• Réduction du temps consacré à l’administration du serveur sur site du cabinet d’avocats
• Réduction des coûts de maintenance
• Évolutivité du logiciel juridique en fonction des besoins
• l’accessibilité des bases de données des cabinets d’avocats et une meilleure collaboration avec les clients
Créez un inventaire de vos données et logiciels
Le déplacement des bases de données et des logiciels d’un cabinet d’avocats vers le cloud est similaire au déménagement d’un bureau vers un nouvel emplacement. À l’instar d’un déménagement dans un nouvel espace physique, la migration vers le cloud effectue un inventaire détaillé de toutes les données et de tous les logiciels afin de tout prendre en compte, de les sauvegarder et de les suivre afin de s’assurer que rien n’est perdu pendant la migration.
Avant que votre fournisseur de cloud ne commence la migration, vous devez créer une liste des codes de licence et des mots de passe de votre logiciel et la fournir à l’équipe de migration, ainsi que l’inventaire des bases de données et des systèmes. Lors de la migration, vous devrez vérifier si tout a été pris en compte dans la liste, en laissant l’équipe de migration se connecter au serveur de votre cabinet d’avocats et compléter les données si quelque chose a été oublié.
Choisir le bon fournisseur de cloud
De la même manière que l’emplacement est important pour un bureau physique, le choix du bon fournisseur de cloud est crucial pour la croissance et l’évolutivité d’un cabinet d’avocats. Dans le même temps, de nombreux professionnels du droit risquent d’être bloqués par un fournisseur lors de la migration d’un cloud à un autre s’ils souhaitent changer de fournisseur en raison de limitations techniques et autres.
Lors du choix d’un fournisseur de cloud, il faut garder à l’esprit les différents aspects des clouds publics et privés. Les clouds publics, tels qu’Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure ou Google Cloud Platforms, offrent une évolutivité pratiquement illimitée et des fonctionnalités étendues tout en partageant leur infrastructure avec plusieurs utilisateurs.
D’autre part, les solutions de cloud privé avec une infrastructure propriétaire réservée à chaque client offrent le plus haut niveau de sûreté et de sécurité des données. L’American Bar Association a clairement indiqué que les clouds privés sont préférables pour des raisons de sécurité des données, tout en offrant la gamme complète des avantages du cloud recherchés par les cabinets d’avocats.
Préparer la transition et organiser la sauvegarde
Après avoir défini les KPI, créé un inventaire des données et choisi le fournisseur de cloud, il est temps de préparer la transition. La migration vers le cloud présente plusieurs défis, notamment les risques de sécurité liés à l’exposition de grands volumes de données lors de la migration et de la configuration des contrôles d’accès. Pendant ce temps, une transition sûre nécessite toujours un plan de sauvegarde pour récupérer les données du stockage de sauvegarde en cas de problème.
La transition elle-même implique plusieurs processus connus collectivement sous le nom de « 6 R de la migration », qui comprennent :
• Réhéberger ou cloner le serveur du cabinet d’avocats et le déplacer vers le cloud,
• Le replatforming , c’est-à-dire la transition du logiciel vers le cloud tout en adaptant certains de ses composants,
• Refactoriser ou modifier le code du logiciel du cabinet d’avocats pour bénéficier des capacités cloud,
• Le rachat alias « drop and shop » ou le passage à des applications basées sur le cloud,
• Retirer ou ignorer les logiciels inefficaces,
• Conserver ou conserver certaines applications sur site sans les déplacer vers le cloud pour diverses raisons, par exemple, lorsqu’une application n’est pas prise en charge par l’environnement cloud ou peut être mieux exploitée lorsqu’elle reste sur site.
Un fournisseur de cloud expérimenté peut s’occuper de chacun de ces processus, en appliquant de manière sélective ceux qui fonctionnent le mieux dans chaque cas. Pendant ce temps, l’équipe de migration doit assurer la sûreté et la sécurité pendant la transition, en organisant la sécurité, le stockage et la migration des sauvegardes de données.
Mise en œuvre de la migration
Une fois la planification, la préparation et la sauvegarde terminées, l’équipe de migration vers le cloud procède à la transition. Étant donné que le serveur du cabinet d’avocats est généralement éteint pendant le transfert des données et des systèmes vers le cloud, il est nécessaire de planifier les processus de migration après les heures de bureau principales pour éviter les interruptions de travail.
Avec des stratégies, des processus et des sauvegardes de transition bien planifiés en place, la migration peut être mise en œuvre en douceur avec les logiciels et les bases de données d’un cabinet d’avocats opérationnels le lendemain matin. Une fois que tous les systèmes sont opérationnels, l’équipe de migration reliera tout le matériel, scanners, imprimantes et autres périphériques et assurera l’accès à tous les utilisateurs, en fournissant l’assistance nécessaire par le biais du service d’assistance.
En résumé
Alors que la plupart des cabinets d’avocats passent à des environnements distants ou hybrides, le passage au cloud devient une norme dans l’industrie. Dans le même temps, la migration vers le cloud peut être grandement facilitée avec l’aide d’un fournisseur professionnel, offrant des outils et des processus de migration automatisés et des solutions de service de cloud privé sécurisées.